Steuer: Dienstwagen privat nutzen: Das ist beim Abrechnen wichtig

Nutzen Arbeitnehmer ihren Firmenwagen auch privat, müssen sie diesen Vorteil versteuern. Dabei können sie grundsätzlich zwischen zwei Abrechnungsmethoden wählen und dies entweder pauschal über die Ein-Prozent-Regelung oder individuell über das Fahrtenbuch machen, erklärt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler.

Die Abrechnungsmethode per Fahrtenbuch ist aber nur sinnvoll, wenn Arbeitnehmer die Fahrzeugkosten einzeln nachweisen können. Das Finanzgericht München entschied in einem Urteil, dass man sämtliche Belege aufbewahren muss, in denen die einzelnen Fahrzeugkosten ausgewiesen sind (Az.: 7 K 3118/16). 

Mit Fahrtenbuch bereits Anfang Januar beginnen

Wer sich entscheidet, ein Fahrtenbuch zu führen, muss dies bereits zu Beginn des Jahres festlegen und ab Januar die Fahrten eintragen. Denn ein rückwirkender Nachtrag ist nicht zulässig, erklärt Klocke. Ausgenommen davon sind Korrekturen - solche Änderungen muss man aber kenntlich machen. 

Im verhandelten Fall wollte ein Arbeitnehmer die Kosten per Fahrtenbuch in seiner Einkommenssteuererklärung genau abrechnen. Der Chef bescheinigte ihm dazu aber nur pauschal die Fahrzeugkosten. Diese Ausgaben bezogen sich nicht auf den Wagen des Klägers, sondern allgemein auf die Fahrzeuge der Firma. Der Arbeitgeber hatte für einen größeren Fahrzeugpool nämlich eine Gruppenversicherung abgeschlossen.

Alle Fahrten mit dem Dienstwagen müssen lückenlos dokumentiert sein

Da der konkrete Kostennachweis fehlte, erkannte das Finanzamt die Abrechnung per Fahrtenbuch nicht an und rechnete nach der pauschalen Ein-Prozent-Regelung ab. Zu Recht, entschied das Finanzgericht München, denn die Einzelkosten müssen lückenlos dokumentiert werden. Dies war im konkreten Fall dem Kläger nicht möglich. Dabei spielte es keine Rolle, warum der Kläger die Kosten nicht einzeln nachweisen konnte.  

Die Kosten für das Fahrzeug müssen Arbeitnehmer einzeln dokumentieren - etwa die Kosten für Versicherung, Kfz-Steuer oder Reparaturen. Ist so ein Einzelnachweis nicht möglich, braucht man gar nicht erst ein Fahrtenbuch führen. Denn dann kommt ohnehin nur eine Abrechnung nach der Ein-Prozent-Methode in Betracht. Allen anderen rät Klocke, die Aufzeichnungen zeitnah, vollständig und in einem gebundenen Fahrtenbuch vorzunehmen. (dpa)