Freitag, 18. April 2014

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Das Telefon klingelt, das E-Mail-Programm blinkt, der Kollege hat eine Frage: In solchen Situationen ist Multitasking gefragt. Doch das menschliche Gehirn ist für Doppel- und Dreifachbelastungen nicht gemacht

Traurig, aber wahr: Multitasking funktioniert nicht. Das menschliche Gehirn schaffe es nicht, zwei Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, sagt der Arbeitsmediziner Prof. Tim Hagemann. Kommen Mehrfachanfragen, wechsele das Gehirn vielmehr sehr schnell zwischen den Aufgaben hin und her. Das kostet aber viel Energie - und stresst, erklärt der Experte von der Fachhochschule der Diakonie in Bielefeld.

Viele Berufstätige in Deutschland klagen über wachsenden Stress, wie der «Stressreport Deutschland 2012» der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) belegt hat. 60 Prozent stresst das gleichzeitige Erledigen verschiedener Aufgaben. Fast jeder Zweite (44 Prozent) wird bei der Arbeit durch Telefonate und E-Mails unterbrochen. Für die Studie wurden die Angaben von fast 18 000 Arbeitnehmern ausgewertet.

E-Mails unterbrechen den Workflow

Durch das Aufgaben-Hopping leidet die Effizienz: Heute checken Arbeitnehmer bis zu 40- bis 50-mal am Tag ihre E-Mails, erklärt Prof. Hagemann. «Auf einen langen Arbeitstag ist das alle 10 Minuten eine Unterbrechung.» In den Minuten dazwischen schaffen die meisten nicht viel. Und so entsteht der Gedanke: «Ich habe mich den ganzen Tag abgestrampelt - und trotzdem nichts erledigt.» Doch der Stress durch Multitasking lässt sich vermeiden - drei Tipps des Experten:

Pop-up-Fenster ausstellen: Arbeitnehmer sollten sich nicht ständig durch eingehende E-Mails in ihrer Arbeit unterbrechen lassen. Weg mit den Pop-up-Fenstern des E-Mail-Programms, rät Prof. Hagemann. Das gilt auch für ähnliche Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten wie ein Briefsymbol unten rechts in der Taskleiste. Denn wer alle paar Sekunden sieht, dass eine E-Mail für ihn eingegangen ist, lässt sich leicht in Versuchung führen. «Wir sind sehr ablenkbar», sagt Hagemann. Arbeitnehmer sollten die E-Mails lieber nur zur vollen Stunde checken. Eine Anleitung zum Abstellen von Pop-up-Fenstern beim E-Mail-Programm Outlook gibt es hier.

Jetzt bitte nicht stören

Regeln im Team aufstellen: Viele Unterbrechungen lassen sich verhindern, wenn es in Teams klare Absprachen über Arbeitsphasen gibt, in denen nicht gestört werden darf. Prof. Hagemann rät, in der Abteilung zu diskutieren: Wann lassen sich Arbeitsunterbrechungen vermeiden? Gibt es zum Beispiel E-Mails, die überflüssig sind? Ist es in Ordnung, wenn Arbeitnehmer am Nachmittag für zwei Stunden nicht erreichbar sind? Lässt sich eine standardisierte Betreffzeile bei E-Mails einführen, die die Dringlichkeit gleich erkennen lässt? Absprachen hierzu erleichtern die Arbeit und ersparen Nachfragen - laut Hagemann fehlen solche Regeln aber in vielen Firmen.

Offline sein: Gibt es Absprachen im Team, ist der Einzelne gefragt: Auch wenn es ungewohnt ist, sollten Arbeitnehmer den PC einfach einmal für eine Stunde ruhen lassen und das Handy abschalten, wenn sie zum Beispiel ungestört eine Akte durchgehen wollen. (dpa)

Anleitung zur Deaktivierung von Pop-up-Fenstern

Weitere Tipps zum Umgang mit Multitastking

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