Ratgeber: Mobil arbeiten wie ein Profi: mit diesen Tools klappt's

Drew Houston saß im Bus von Boston nach New York, als er merkte, dass er seinen USB-Stick zuhause vergessen hatte. Sein Notebook hatte er dabei, doch fehlten ihm seine Dateien, um auf der langen Fahrt arbeiten zu können. Damit, so will es die Legende, war der Cloud-Dienst „Dropbox“ geboren.

Die ersten Programmzeilen schrieb Houston noch unterwegs. Seine 2007 gegründete Firma ist mittlerweile Milliarden Dollar schwer. Denn in der zunehmend mobilen Arbeitswelt will jeder unabhängig von Ort und Zeit auf seine Projekte zugreifen und dort weitermachen, wo er im Büro oder zuhause aufgehört hat. Heute gibt es dafür weit mehr Möglichkeiten als vor rund zehn Jahren.

Dateien verwalten und teilen mit Dropbox

Wer Dropbox noch nie genutzt hat, muss zunächst ein kostenloses Konto einrichten und die PC-Software installieren. Der digitale Zettelkasten wird dann wie ein gewöhnliches Laufwerk in den Windows Explorer eingebaut. Alle Inhalte, die man dorthin verschiebt oder kopiert, werden in der Cloud gespeichert und stehen dort zum Abruf bereit.

Ordner lassen sich automatisch synchronisieren und sind – ein kostenpflichtiges Abonnement vorausgesetzt – auch ohne Internetverbindung verfügbar. In den Dropbox-Apps für Android und iOS gibt es zudem einen „Document Scanner“, mit dem man Formulare, Briefe, Notizzettel oder Grafiken mit nur einem Klick in den Online-Speicher packen, dort bearbeiten und mit anderen teilen kann.

Eine neue Dropbox-Funktion erweitert die Möglichkeiten des persönlichen Austausches erheblich. Sie heißt schlicht „Paper“ und ist über das Menü auf der linken Seite aufrufbar. Man beginnt buchstäblich mit einem unbeschriebenen Blatt. Über die Schaltfläche „Einladen“ oben rechts gibt man die E-Mail-Adresse eines oder mehrerer Dropbox-Benutzer ein, die dann parallel an dem gleichen Manuskript arbeiten können. Wer was wann ergänzt oder geändert hat, wird akribisch vermerkt. Eine praktische Sache für gemeinsames Tüfteln an einem Dokument, nicht nur beruflich oder für Schulprojekte, sondern auch privat. Wie wäre es etwa mit einer To-do-Liste für die ganze Familie? Oder einem gemeinsam gestalteten Reisetagebuch?

Automatische Sicherungskopien mit Google Drive

Google Drive heißt der Speicherdienst des Suchmaschinenkonzerns, mit dem man Dateien online sichern kann. Er steht nicht nur für Android-Geräte zur Verfügung, sondern auch für iOS, Windows und Mac OS. Voraussetzung ist ein Google-Konto und eine Software namens „Backup & Sync“. Nach der Installation erscheint das Google-Icon, eine kleine Wolke mit einem Pfeil, im „Info-Bereich“ rechts unten in der Windows-Taskleiste. Nach der Anmeldung klickt man auf die drei vertikalen Punkte oben rechts und wählt „Einstellungen“ und „Mein Computer“. Danach markiert man einen der vorgeschlagenen Ordner oder fügt über „Ordner auswählen“ einen weiteren hinzu. Fortan werden die Inhalte dieses Ordners automatisch mit dem Online-Speicher synchronisiert. Doch Vorsicht: Die kostenlosen 15 GB sind in Zeiten hochauflösender Bilder schnell überschritten. Wer mehr Speicher braucht, muss dafür bezahlen.

Um unterwegs vom Notebook aus auf Dokumente zugreifen zu können, sollte man auf dem mobilen PC ebenfalls „Backup & Sync“ installieren. Vor der Abreise verbindet man das Notebook dann noch einmal kurz mit dem WLAN, damit der Ordner synchronisiert werden kann.

Kleiner Trick zum schnellen Austausch von Dateien: Klickt man mit rechts auf das erwähnte Icon in der Taskleiste, wird eine Liste mit den zuletzt abgeglichenen Inhalten angezeigt. Fährt man mit dem Mauszeiger über einen Eintrag, wird rechts ein „Freigeben“-Symbol sichtbar. Klickt man darauf, gibt eine Mail-Adresse ein und klickt auf „Senden“, kann sich der Empfänger den geteilten Inhalt selbst aus der Cloud holen. Das ist praktisch, wenn man unterwegs ist und keine größeren Dateien per Mail verschicken möchte.

Digitaler Notizblock mit Microsoft OneNote

Wer Microsofts Bürosoftware-Suite Office nutzt, ist sicher schon mal über OneNote gestolpert. Gegenüber Word, Excel & Co. führt das Programm allerdings ein Schattendasein. Die Bedienung mutet zunächst etwas umständlich an, doch wenn man den grundlegenden Aufbau in „Notizbücher“, „Abschnitte“ und „Seiten“ einmal durchschaut hat, entpuppt sich OneNote als vielseitiges digitales Sammelalbum für Notizen, Dokumente und Bilder. Auch hier besteht der Clou darin, dass man die gespeicherten Informationen von überall abrufen und zusammen mit anderen nutzen kann. Gespeichert werden die Inhalte in Microsofts OneDrive-Speicher.

Fundstücke aus dem Netz lassen sich mit dem „OneNote Web Clipper“ übertragen. In Firefox und Chrome lässt er sich über „Add-ons“ bzw. „Erweiterungen“ im „Einstellungen“-Menü hinzufügen. In der Adressleiste sollte danach das lilafarbene OneNote-Symbol zu sehen sein. Damit lassen sich ganze Webseiten oder Artikel, aber auch Bilder oder Ausschnitte speichern. Auch Dokumente aus der analogen Welt landen mit OneNote im digitalen Archiv - ob Taxiquittung, Rechnungen, Einladungen, Behördenbriefe oder ein schönes Rezept. Dafür bietet Microsoft die Gratis-App „Office Lens“ für iOS und Android an, die das Handy zum Scanner für die Hosentasche macht.

Passwörter überall griffbereit mit Keepass und Co.

Leider muss man sich für alle Dienste Passwörter merken, was irgendwann schwierig wird. Abhilfe versprechen Passwort-Manager wie „Keepass“. Die Software hat den Vorteil, dass sie ein Open-Source-Projekt und deshalb nicht nur kostenlos, sondern auch besonders sicher ist. Der Passwort-Safe wird auf dem eigenen PC erstellt und bleibt auch dort. Nachteil: Auf Daten, die auf dem stationären PC gespeichert sind, kann man unterwegs nicht zugreifen. Behelfen kann man sich mit der mobilen Variante, die sich auf einem USB-Stick installieren lässt.

Wer kein Problem damit hat, Passwörter verschlüsselt in der Cloud zu speichern, sollte sich den Schweizer Dienst „SecureSafe“ näher ansehen. Erreichbar ist die durch ein Masterpasswort geschützte Datenbank über jeden Internetbrowser oder die App für iOS und Android.

Der Dienst kann aber noch mehr, zum Beispiel sichere Passwörter erstellen. Nutzer haben auch die Möglichkeit, anderen Zugriff auf Teile der Datenbank oder für Notfälle auf das gesamte digitale Erbe zu gewähren. Wenn man nicht mehr in der Lage ist, Angehörigen die Einwahldaten für alle Dienste und Cloud-Speicher mitzuteilen, liegen Dokumente, Bilder und Videos nämlich sonst mit ungewissem Schicksal dauerhaft in der Cloud.