Urlaub: So klappt es im Beruf mit der Urlaubsplanung

Mit einem prall gefüllten Urlaubskonto starten die meisten Arbeitnehmer zum Jahresanfang die Planung ihrer freien Tage. Doch komplett selbstbestimmt freimachen kann man nicht, schließlich gibt es ja auch noch die Kollegen, die ebenfalls Urlaub nehmen wollen. Ein Überblick, worauf Arbeitnehmer bei der Urlaubsplanung achten müssen.

Gibt es ein Recht auf Urlaub? Und wie hoch ist der Anspruch?

Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub – so steht es im Bundesurlaubsgesetz. Wie viele Urlaubstage es genau sind, steht im Arbeitsvertrag oder der jeweiligen Betriebsvereinbarung. Mindestens 20 Urlaubstage sind bei einer Fünf-Tage-Woche gesetzlich vorgeschrieben. Es können aber auch mehr sein, was in Tarifverträgen oder dem Arbeitsvertrag vereinbart wird. Die Urlaubstage sollen dabei grundsätzlich zusammenhängend gewährt werden. Dem Arbeitnehmer stehen mindestens zwei zusammenhängende Wochen pro Jahr zu. „Das Gesetz besagt außerdem, dass der Arbeitgeber die vom Arbeitnehmer gewünschten Urlaubstermine berücksichtigen muss“, erläutert Michaela Rassat, Juristin beim Ergo Rechtsschutz Leistungsservice.

Wie wird Urlaub beantragt?

Ob der Arbeitnehmer seinen Urlaub schriftlich oder mündlich beantragen muss, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. „Ist es üblich, mündlich um Urlaub zu bitten und erfolgt auch die Genehmigung mündlich, reicht das aus“, so Juristin Rassat. Wer jedoch sicher sein möchte, sollte sich die Freigabe schriftlich bestätigen lassen. Eine Frist, bis zu der der Chef den Urlaubsantrag genehmigen oder ablehnen muss, gibt es nicht. Manche Unternehmen haben dazu Regelungen in ihrer Betriebsvereinbarung. Stellt der Mitarbeiter eine mündliche Anfrage, äußert sich der Vorgesetzte meist direkt dazu. „Bei einem schriftlichen Antrag sollte der Arbeitnehmer seinem Vorgesetzten je nach den Gepflogenheiten im Unternehmen etwa ein bis zwei Wochen Zeit einräumen“, rät die Expertin. Erhält er dann immer noch keine Rückmeldung, sollte man am besten das Gespräch suchen. Kommt keine klare Zusage, gilt der Urlaub rechtlich als nicht genehmigt. Dann einfach der Arbeit fernzubleiben, wäre Arbeitsverweigerung und ein Kündigungsgrund.

Wann können Urlaubsanträge abgelehnt werden?

Sprechen dringende betriebliche Gründe dagegen, etwa eine Inventur, kann der Chef einen Urlaubsantrag ablehnen. Auch die Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter können zur Ablehnung führen – denn der reibungslose Betriebsablauf muss auch in Urlaubszeiten sichergestellt sein. Wer in den Urlaub gehen darf, wenn mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit frei haben wollen, hängt meist von sozialen Aspekten ab: Alter, eingeschränkte Urlaubsmöglichkeiten bei schulpflichtigen Kindern und die Frage, wer in den vergangenen Jahren zu welchem Zeitpunkt frei hatte. Viele Firmen haben die Urlaubsgrundsätze in Betriebsvereinbarungen geregelt.

Wie läuft die Absprache mit den Kollegen?

Die Urlaubsplanung im Unternehmen verlangt von allen Beteiligten Kompromissbereitschaft. Daher sollte man frühzeitig damit beginnen und mit Kollegen und Vorgesetzten klären, wann etwa wichtige Projekte anstehen, wer jeweils die Urlaubsvertretung übernimmt und wie die Urlaubswünsche der Mitarbeiter am besten unter einen Hut gebracht werden können. Eine abgestimmte Planung erleichtert es auch dem Vorgesetzten, Urlaubsanträgen schnell zuzustimmen. Sinnvoll ist es daher, zuerst im Kollegenkreis sämtliche Fragen zu klären und erst dann die Urlaubsanträge zu stellen.

Kann einmal genehmigter Urlaub wieder gestrichen werden?

Ist der Urlaub einmal genehmigt, kann der Chef ihn nicht ohne Weiteres wieder absagen. Ausnahme: Es gibt plötzlich einen Notfall, der die Anwesenheit dieses besonderen Mitarbeiters zwingend erfordert, da ansonsten der Zusammenbruch des Unternehmens droht. Personalengpässe sind jedoch kein Notfall, wie das Landesarbeitsgericht Köln entschieden hat (Az. 6 Sa 449/12). Ein Widerruf des Urlaubs ist daher nur als absolute Ausnahme möglich. In diesem Fall muss der Arbeitgeber entstehende Kosten, etwa für eine Reisestornierung, übernehmen.

Was ist, wenn der Urlaub wegen längerer Krankheit nicht genommen werden kann? Verfallen dann die Tage?

Der Europäische Gerichtshof und ihm folgend das Bundesarbeitsgericht haben dazu bereits vor einigen Jahren entschieden, dass der Urlaubsanspruch aufgrund einer längeren Erkrankung nicht verloren geht (Az. EuGH: C 350/06; Az. BAG: 9 AZR 352/10). Kommt der Mitarbeiter krankheitsbedingt nicht in den Betrieb zurück, muss der Arbeitgeber den nicht genommenen Urlaub durch eine Ausgleichszahlung abgelten – maximal allerdings für 15 Monate.

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