Arbeit: Vor dem Urlaub: So gelingt eine gute Übergabe im Büro

Noch schnell die letzten Kleinigkeiten erledigen und dann ab in den Urlaub? So einfach ist das häufig nicht. Denn das Arbeitsleben ruht in dieser Zeit nicht und ein Vertreter muss sich um die Aufgaben kümmern. Manchmal übernehmen das sogar mehrere Kollegen. Ob einer oder viele – es sollte klar sein, wer was wann zu tun hat. Josefine Steiger, Ausbildungsleiterin bei der Industrie- und Handelskammer Schwaben, verrät acht Tipps für eine gelungene Urlaubsübergabe:

Wer sollte mich vertreten?

• Wenn alles perfekt läuft, merkt niemand, dass sich gerade jemand anderes um ein Thema oder eine Aufgabe kümmert. "Der Kunde soll nicht merken, dass ein Übergang stattgefunden hat, das ist das Ziel", sagt Steiger. Das gelte analog auch für jeden, der nicht mit Kunden zu tun hat. Der Vertreter soll genauso gut Bescheid wissen wie die Person, die vertreten wird. Dazu gehört auch, dass Kunden und Geschäftspartner wissen müssen, an wen sie sich in dieser Zeit wenden können. Deswegen dürfen Urlauber elektronische Abwesenheitshinweise als automatische Antworten auf E-Mails nicht vergessen, mahnt Ausbildungsleiterin Steiger. In diesen kann genau aufgelistet werden, welcher Kollege welche Bereiche betreut. Informiert werden müssen auch andere Kollegen, mit denen Arbeitnehmer oft zu tun haben, zum Beispiel Mitarbeiter aus der Telefonzentrale.
• Wer ist ein passender Vertreter? Ist es eine Person oder sind es mehrere? "Das kommt darauf an, um welches Unternehmen es geht und wie viele Mitarbeiter es hat", sagt Expertin Steiger. Unabhängig davon, wie viele Kollegen die Aufgaben eines Urlaubers übernehmen, rät sie zu einer gemeinsamen Besprechung des ganzen Teams. Dann solle geklärt werden, was schon erledigt ist, welche Aufgaben noch anstehen und wer was erledigen kann. Nach Möglichkeit soll jede Aufgabe verteilt werden und nichts so lange liegen bleiben, bis der Urlauber zurück im Büro ist.

Damit nichts vergessen wird: alles aufschreiben

• Um sicher zu gehen, dass nichts vergessen wird, rät Steiger: Alles sollte schriftlich fixiert werden. Die Ausbildungsleiterin empfiehlt eine Liste der Aufgaben und einen Zeitplan mit Meilensteinen. Damit sind Zeitpunkte gemeint, bis zu denen bestimmte Dinge erledigt sein müssen. "Das soll wie ein Übergabeprotokoll aussehen", sagt Steiger. Dabei gelte: je genauer die schriftlichen Aufzeichnungen, desto besser.
• Festgehalten werden müssen nicht nur die Meilensteine, sondern auch Kontakte, Ansprechpartner und Termine. Wenn sich das nicht elektronisch mit EDV-Programmen lösen lässt, muss eine weitere Liste her – zum Beispiel in einer Excel-Datei.
• Ein Kollege hat am Freitag seinen letzten Arbeitstag vor dem Urlaub, der andere fängt am Montag wieder an zu arbeiten. Ein Risiko, das in der Reisezeit droht. Doch dann kann es Probleme bei der Übergabe geben. Nach Möglichkeit sollten sich die Kollegen persönlich abstimmen können, rät Steiger.
• Wer trifft die Entscheidungen, wenn der Chef im Urlaub ist und sich von einem Mitarbeiter vertreten lässt? Ein guter Vorgesetzter vertraue seinem Vertreter und bevollmächtige ihn, sagt Steiger. Hat er dieses Vertrauen nicht oder geht es während seines Urlaubs um besonders heikle Angelegenheiten wie Personalfragen, hilft eine Vereinbarung: Der Chef prüft einmal täglich seinen E-Mail-Zugang, der Vertreter fragt bei wichtigen Dingen auf diesem Weg nach.

Es gibt Momente, da sollte man keinen Urlaub machen

• Vor einer großen Veranstaltung oder einem wichtigen Projekt sollten Arbeitnehmer, die dafür verantwortlich sind, besser auf einen Urlaub verzichten. Denn viele Dinge müssen kurz vorher noch geklärt werden und manche Details fallen bei der Übergabe vielleicht doch unter den Tisch. Bis zum Termin oder zum Projekt dazubleiben ist kollegialer – und hilft auch bei der eigenen Entspannung. Es sei nicht einfach, dann den Kopf freizubekommen, warnt Steiger. Ein Urlaub zu dieser Zeit ist also womöglich nicht einmal besonders erholsam.
• Ein Punkt steht gelegentlich ganz unten auf der Checkliste: "Bitte nicht vergessen, meine Orchidee zu gießen!" Was für manche albern klingt, sei durchaus wichtig, betont Steiger. Denn es sei ein Zeichen von Wertschätzung für den urlaubenden Kollegen, dass solche Bitten ernst genommen werden und die Blumen den Urlaub unbeschadet überstehen. Doch der Respekt gelte auch andersherum: Wer in den Urlaub fährt, sollte seinen Schreibtisch aufräumen, sagt Steiger. Denn der wird womöglich benötigt, zum Beispiel von einem Praktikanten. "Das bringen wir schon den Azubis bei", sagt die Expertin.

Hinweis der Redaktion: Bei diesem Artikel handelt es sich um einen Beitrag aus unserem Online-Archiv.