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Hintergrund

25.04.2015

Datenschutz sorgt im Stadtrat für Diskussion

Wie bleiben vertrauliche Unterlagen geheim? Das ist ein Thema in Bobingen.

Es geht um die Bereitstellung nicht öffentlicher Unterlagen für Ratsmitglieder. Sie wollen Information früher

Wie geheim müssen vertrauliche Dokumente für Stadtratsmitglieder sein? Der dritte Punkt auf der Tagesordnung der öffentlichen Stadtratssitzung am Dienstag, 28. Februar (Beginn 18 Uhr), hört sich wenig spektakulär an, könnte in der Diskussion aber für reichlich Zündstoff sorgen: Es geht um die Bereitstellung von nicht öffentlichen Sitzungsunterlagen im elektronischen Ratsinformationssystem, das zum 1. April eingeführt worden ist. Seit diesem Zeitpunkt erhalten alle Ratsmitglieder eine E-Mail, sobald Unterlagen zu einer Sitzung ins System eingestellt wurden und zum Abruf bereitstehen.

Diese können dann von jedem Stadtrat über einen gesicherten Zugang abgerufen, gespeichert oder ausgedruckt werden. Die Einladungen zur Sitzung erhalten die Mitglieder des Gremiums nach wie vor fristgerecht in Papierform. In einem gemeinsamen Antrag fordern nun die vier Stadtratsfraktionen von CSU, FBU, Freien Wählern und Grünen ab sofort die Bereitstellung auch nicht öffentlicher Sitzungsvorlagen für Ausschuss- und Stadtratssitzungen im elektronischen Info-System gemäß Paragraf 25 der Geschäftsordnung des Bobinger Stadtrates. Ausgenommen sollen Personalangelegenheiten sowie Entscheidungen zu Erlass oder Stundung von Zahlungen Dritter sein.

Der Hintergrund für diesen Wunsch: Die Themen im Stadtrat sind teilweise sehr komplex und erfordern nicht nur von den neuen Mitgliedern eine entsprechende Einarbeitungszeit. „Mit einer Tischvorlage von nicht öffentlichen Dokumenten erst zum Sitzungsbeginn ist eine ausreichende Vorbereitung aber nicht möglich“, meint zum Beispiel auch der stellvertretende CSU-Fraktionsvorsitzende Herwig Leiter. Die Räte sollten aber Gelegenheit zu einer durchdachten Meinungs- und Entscheidungsfindung haben.

„Die Einführung eines elektronischen Info-Systems war schon immer mit unserer Forderung verknüpft, dass den Räten auf diesem Wege auch die nicht öffentlichen Unterlagen zugänglich gemacht werden“, erläutert Leiter den gemeinsamen Antrag. Jedoch sei erst bei der Einführungsveranstaltung Anfang des Jahres mitgeteilt worden, dass dies aus Datenschutzgründen nicht möglich ist. In anderen Kommunen sowie im Kreistag sei es dagegen üblich, dass alle Unterlagen auf elektronischem Weg zur Verfügung gestellt werden.

Dazu stellt Thomas Ludwig, Hauptamtsleiter im Rathaus, auf Anfrage unserer Zeitung fest: „Sowohl der bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz als auch die Rechtsaufsicht im Landratsamt haben die Haltung der Stadtverwaltung bestätigt, wonach das Einstellen nur solcher nicht öffentlichen Unterlagen zulässig ist, die keine sensiblen Daten enthalten.“ Das heißt, vertrauliche Dokumente zu Personalangelegenheiten, Entscheidungen über Erlass oder Stundungen, Auftragsvergaben oder ähnlich sensible Vorgänge dürfen lediglich als Tischvorlage für die Dauer der Sitzung zur Verfügung gestellt werden.

Thomas Ludwig: „Das pauschale Einstellen aller nicht öffentlichen Sitzungsunterlagen ist nicht zulässig; es muss jeder Einzelfall für sich betrachtet und analog der Handhabung in der Landkreisverwaltung von den Geschäfts- und Fachbereichsleitern entsprechend eingestuft werden.“

Bei der im Jahr 2010 durchgeführten Mediation war zwischen Stadtrat und Verwaltung vereinbart worden, dass die Fraktionsvorsitzenden ausnahmsweise die nicht öffentlichen Sitzungsvorlagen in ausgedruckter Form erhalten. Hierzu stellt Ludwig klar, dass es zum einen um den Schutz der personenbezogenen Daten gehe, zum anderen aber auch um den Schutz des einzelnen Stadtrats, nicht unbegründet in den Verdacht des Datenmissbrauchs zu geraten.

Deshalb haben die Bobinger Ratsmitglieder auch mit Einführung des Info-Systems eine umfangreiche Datenschutzbelehrung quittieren müssen.

Das Info-System der Stadt hat zudem eine sehr umfassende Absicherung: Alle Dokumente, die geöffnet oder vom Ratsmitglied ausgedruckt werden, werden automatisch mit einem Wasserzeichen versehen, das neben Namen auch das Datum mit Uhrzeit der Erstellung beinhaltet.

Die Kosten für die Software-Anschaffung, die auch für den hausinternen Sitzungsdienst (zum Beispiel Vor- und Nacharbeiten zur Sitzung, Protokoll, Beschlussüberwachung) genutzt wird, beliefen sich laut Ludwig auf rund 10000 Euro. Für die entstehenden Kosten der Stadträte für Nutzung und Ausdruck waren die Sitzungsgelder entsprechend angepasst worden.

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