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18.04.2019

Die Herausforderungen des Vertragsmanagements - wenn Kündigungen oder Änderungen Probleme bereiten

Die Herausforderungen des Vertragsmanagements - wenn Kündigungen oder Änderungen Probleme bereiten
Bild: Andrea Warnecke (dpa)

Das Vertragsmanagement zählt zu den globalen Organisationsaufgaben international agierender Unternehmen. Fast alle unternehmerischen Entscheidungen basieren auf einer vertraglichen Vereinbarung. Auch im privaten Bereich besteht die Notwendigkeit, alle Verträge stets im Blick zu behalten.

Da sich Vereinbarungen hinsichtlich ihrer Struktur, Eigenschaften und Konditionen voneinander unterscheiden, erfordert die Vertragsverwaltung umfassendes rechtliches Wissen sowie aktives Management.

Besonderheiten und Fristen beachten

Die meisten deutschen Haushalte besitzen zahlreiche Verträge für diverse Zwecke. Neben Energieversorgung, Internet und Mobilfunk werden vertragliche Vereinbarungen in unterschiedlichsten Bereichen abgeschlossen. Oft sind die Verträge bereits kurze Zeit nach Abschluss nicht mehr rentabel und sollten optimiert werden. Bei volders.de, einem digitalen Vertrags-Assistenten, besteht die Möglichkeit, die Organisation von Verträgen zu optimieren, Leistungen zu vergleichen sowie den individuellen Bedarf zu analysieren. Darüber hinaus können Verträge mithilfe einer App verwaltet werden. Für Vertragskündigungen stehen entsprechende Kündigungsvorlagen zur Verfügung. Entsprechende Kündigungsschreiben können dadurch leicht erstellt und über den Anbieter an die richtige Adresse weitergeleitet werden. Unrentable Verträge können mit wenigen Mausklicks gekündigt werden, sodass der Post- oder Faxversand des Kündigungsschreibens nicht mehr notwendig ist. Verbraucher erhalten darüber hinaus eine schriftliche Bestätigung über die Zustellung der Kündigung und werden durch die Erinnerungsfunktion an Kündigungstermine erinnert. Das Risiko, bei einer Vielzahl von Verträgen den Überblick zu verlieren und Fristen zu versäumen, wird dadurch minimiert. Das Versäumnis von Kündigungsfristen kann bei beabsichtigter Vertragskündigung zu schwerwiegenden Nachteilen führen. Bei Kündigungsverfahren sind häufig Besonderheiten hinsichtlich der Kündigungsfristen zu beachten. In bestimmten Fällen ermöglicht ein Sonderkündigungsrecht den schnellen Ausstieg aus einem Vertrag. Doch während der Abschluss eines Vertrags meist sehr unkompliziert ist, müssen bei Kündigungen oft komplizierte Regeln und vertragliche Klauseln beachtet werden. Wird darüber hinaus die Kündigungsfrist versäumt, ist die Auflösung eines Vertrags häufig erst zu einem wesentlich späteren Zeitpunkt möglich. Der Ausstieg aus bestehenden Verträgen verläuft in der Praxis nicht immer reibungslos.

Wann wird ein Dauerschuldverhältnis auf unbestimmte Zeit abgeschlossen?

Manche Abschlüsse enthalten den Zusatz, dass sich der Vertrag automatisch verlängert, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. Meistens schließen Verbraucher ohne ihr Wissen mit einer Versicherung, einem Zeitschriftenabonnement oder einem sportlichen Trainingsvertrag ein sogenanntes Dauerschuldverhältnis auf unbestimmte Zeit (unbefristeten Vertrag) ab. Bei dieser Vertragsform endet der Vertrag nicht zu einem vorgegebenen Zeitpunkt, stattdessen ist eine Mindestlaufzeit festgelegt. Sobald diese verstrichen ist, läuft der Vertrag automatisch mit gleichen Konditionen weiter. Um diesen Vertrag zu beenden, muss schriftlich gekündigt werden. Verträge dieser Art werden oft im Rahmen einer Mitgliedschaft in einer sportlichen Einrichtung, beispielsweise einem Fitnessstudio, abgeschlossen. Die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio dient in der Regel der Steigerung der körperlichen Fitness sowie der Verbesserung der Kondition. Regelmäßiges Training im Fitnessstudio zählt zu den Hobbys vieler Bundesbürger. Die Gründe, die zu einer Kündigung des Fitnessvertrags führen, sind vielfältig. Manchmal werden Sportverträge gekündigt, weil die Ziele nicht erreicht werden, das Training keinen Spaß mehr macht oder sich die Sportart als ungeeignet erweist. Gesundheitliche Probleme oder ein Wohnortwechsel sind ebenfalls wichtige Gründe, die Verbraucher dazu bewegen, ihren Vertrag mit dem Fitnessstudio zu kündigen.

Vertragskündigung muss in vereinbarter Schriftform erfolgen

Sobald die Entscheidung, den Vertrag mit dem Sportstudio aufzulösen feststeht, sollte das Kündigungsschreiben aufgesetzt werden. Es empfiehlt sich, die Kündigungsfristen des bestehenden Vertrags nochmals genau zu überprüfen. Eine Vertragskündigung ist nur dann rechtswirksam, wenn sie in vorher vereinbarter Schriftform erfolgt und rechtzeitig zugestellt wird. Das Kündigungsschreiben muss richtig formuliert werden. Darüber hinaus muss die schriftliche Vertragskündigung alle relevanten Daten beinhalten. Bei der Auflösung eines Vertrags kommt es auch auf die richtige Versandmethode des Kündigungsschreibens an. Gemäß deutschem Recht wird mit der Kündigung die einseitige Auflösung eines Vertrags angestrebt. Im Vertragsrecht wird hierbei zwischen einer ordentlichen und einer außerordentlichen Kündigung unterschieden. Unter bestimmten Bedingungen ist auch eine Sonderkündigung eines Vertrags möglich. Die ordentliche Kündigung, die ebenfalls als fristgerechte Kündigung bezeichnet wird, berechtigt zur Beendigung des Vertragsverhältnisses unter Einhaltung der vertraglich festgelegten Frist. Eine außerordentliche Kündigung kann nur dann ausgesprochen werden, wenn das Vertragsverhältnis aus schwerwiegenden Gründen nicht mehr weitergeführt werden kann. Das Sonderkündigungsrecht zählt jedoch zu den Spezialfällen der außerordentlichen Kündigung und ist nicht immer anwendbar. Die Sonderkündigung ist nur möglich, wenn ein wesentlicher Vertragsbestandteil einseitig geändert wurde. Dies ist beispielsweise bei einer Beitragserhöhung oder einer Veränderung des Leistungsumfangs bei einer Versicherung der Fall.

Mehrjährige Vertragslaufzeiten sind juristisch zulässig

Die normale Kündigung eines Vertrags ist fristgerecht möglich, ohne dass eine weitere Begründung notwendig ist. Bei den meisten Verbraucherverträgen müssen bei einer Vertragskündigung dreimonatige Fristen eingehalten werden. Die Kündigung in Schriftform muss rechtzeitig beim Vertragspartner eingegangen sein, damit der Vertrag fristgerecht beendet werden kann. Bei Fitnessstudios und anderen Dienstleistern wurden mittlerweile Vertragslaufzeiten von bis zu zwei Jahren juristisch als zulässig anerkannt. Falls sich der Vertrag monatlich verlängert, ist hingegen eine Kündigung jederzeit möglich. Allerdings können von dem Zeitpunkt, an dem die Kündigung eingereicht wird, bis zum tatsächlichen Ende des Vertrags durchaus noch drei Monate vergehen. Im Sport- und Freizeitbereich weisen Verträge häufig besonders ungünstige Bedingungen und Fristen auf, sodass Mitgliedschaften in Sporteinrichtungen häufig erst langfristig aufgelöst werden können. Sollten vertragliche Bestimmungen hinsichtlich der Kündigungsfristen jedoch gegen die gesetzlichen Regelungen verstoßen, sind die entsprechenden Klauseln im Vertrag unwirksam und die Kündigung kann innerhalb der üblichen Frist erfolgen. Fachleute empfehlen, bereits bei Vertragsabschluss genau auf die Kündigungsfristen und Klauseln zu achten. Oft besteht die Möglichkeit, eine kürzere Laufzeit oder ein Sonderkündigungsrecht zu vereinbaren, wenn beispielsweise das Training im Fitnessstudio aufgrund von Schwangerschaft oder Krankheit unterbrochen werden muss. Für eine außerordentliche Kündigung muss hingegen ein wichtiger Grund vorliegen, der den weiteren Besuch des Fitnessstudios nicht zulässt. Die Kündigung wegen Umzug zählt zu den häufigsten Gründen für die Auflösung von Verträgen im Sport- und Fitnessbereich. In diesem Fall muss durch die Vorlage einer Ummeldebescheinigung bewiesen werden, dass sich der neue Wohnsitz nicht mehr im Einzugsgebiet des Fitnessstudios befindet. Dabei kann es jedoch passieren, dass Sportstudios, die deutschlandweit Niederlassungen betreiben und deshalb auch am neuen Wohnort einen Zutritt zu ihren Sportgeräten ermöglichen, einer außerordentlichen Vertragskündigung nicht zustimmen. Falls der Vertrag dennoch aufgelöst werden soll, muss nachgewiesen werden, dass alle Filialen der Fitnesskette nur mit erheblichem Aufwand und unter langen Anfahrtswegen zu erreichen sind.

Wann lohnt sich die Vertragsunterbrechung?

Oft muss ein Vertrag mit einem Sportstudio wegen Krankheit aufgelöst werden. Wenn körperliches Training aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr stattfinden kann, lohnt es sich in den meisten Fällen nicht, den Vertrag aufrechtzuerhalten. Um vom Sonderkündigungsrecht Gebrauch zu machen, muss ein Arzt bescheinigen, dass das Training aus Gesundheitsgründen nicht mehr möglich ist. Die Art der Erkrankung muss nicht bekanntgegeben werden, diese unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Für den Betreiber der Fitnesseinrichtung ist es zudem unerheblich, welche gesundheitlichen Gründe den Vertragsteilnehmer vom Training abhalten. Falls das Fitnessstudio dennoch darauf besteht, die Diagnose zu erfahren, kann diese Auskunft verweigert und auf die sofortige Beendigung der Mitgliedschaft bestanden werden. Ein Sportstudio ist nicht berechtigt, eine amtsärztliche Untersuchung zu verlangen und darf den Verbraucher auch nicht zum Besuch eines vom Studio bestimmten Arztes drängen. Die Kündigung eines Fitnessvertrags aufgrund einer Schwangerschaft ist normalerweise nicht möglich. Frauen wird deshalb empfohlen, vor Vertragsabschluss mit einem Fitnessstudio darauf zu bestehen, dass dieses Sonderkündigungsrecht mit aufgenommen wird. Alternativ kann mit dem Sportstudio vereinbart werden, dass der Vertrag während der Schwangerschaft ruht. Meist verlängert sich die Laufzeit des Fitnessvertrags dadurch um die Zeit, die für die Schwangerschaft und die Wochen nach der Entbindung eingeplant ist. Änderungen der Öffnungszeiten sind ein Ärgernis, das häufig zur Vertragsauflösung führt. Falls das Fitnessstudio kurzfristig die Öffnungszeiten ändert, wird der Trainingsrhythmus vieler Teilnehmer durcheinandergebracht. Aufgrund geänderter Öffnungszeiten ist es manchen Sportlern nicht mehr möglich, nach Feierabend noch zu trainieren, sodass eine weitere Mitgliedschaft nicht mehr sinnvoll ist. In diesem Fall besteht das Recht einer außerordentlichen Kündigung, allerdings muss das Sportstudio zunächst darauf hingewiesen werden und die Chance erhalten, die Öffnungszeiten wieder auszuweiten. Sollte das Fitnessstudio seinen Standort wechseln und aus diesem Grund nicht mehr zu erreichen sein, besitzen die Mitglieder ein Sonderkündigungsrecht, das vom Sportstudio akzeptiert werden muss. Bei einer Krankheit, die nur vorübergehend zu Trainingsausfällen führt, kann Pausieren die bessere Lösung sein. Wenn das Fitnessstudio bei einer Schwangerschaft eine außerordentliche Kündigung verweigert, besteht ebenfalls die Möglichkeit, eine Pausierung der Mitgliedschaft zu vereinbaren. Während der Dauer des Ausfalls wird der Vertrag dann beitragsfrei gestellt.

Produktfotografie
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