Muss ich Kollegen Zugriff auf mein Postfach gewähren?

Der Chef möchte auf keinen Fall, dass E-Mails untergehen. Er findet, alle im Team sollten Zugriff auf die Postfächer der anderen haben. Den Arbeitnehmern widerstrebt das. Ist das überhaupt erlaubt?

Damit im Notfall keine wichtige E-Mail durchrutscht, wünscht sich der Arbeitgeber, dass alle Mitarbeiter den Kolleginnen und Kollegen Zugriff auf ihr berufliches Postfach gewähren - ist ja ohnehin alles dienstliche Korrespondenz. Müssen Beschäftigte da zustimmen?

Nein, sagt Peter Meyer, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin. Einen kompletten und ständigen Zugriff durch Dritte - Kollegen und Kolleginnen oder Arbeitgeber - auf ihr Mailpostfach müssen Beschäftigte nicht gewähren. Selbst wenn der Arbeitgeber festlegt, dass die berufliche Mailadresse ausschließlich dienstlich genutzt werden darf, ist der Zugriff durch Dritte datenschutzrechtlich problematisch.

So sei im Bundesdatenschutzgesetz ( BDSG, Paragraf 26) festgelegt, dass in einem Beschäftigungsverhältnis nur wirklich erforderliche Daten erhoben und verarbeitet werden dürfen.

Fällt ein Mitarbeiter aus oder ist er für längere Zeit arbeitsunfähig, kann es legitim sein, dass der Arbeitgeber eine Weiterleitung wichtiger E-Mails verlangt - das aber im Regelfall nur nach Zustimmung des Beschäftigten und womöglich auch unter der Kontrolle einer unabhängigen Person, wie etwa dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten oder einem Mitglied des Betriebsrats.

"In der Regel sollten solche Probleme aber gar nicht entstehen. Gemeinsame Postfächer, in denen Mitarbeiter alle wichtigen geschäftlichen E-Mails ablegen oder Funktionspostfächer, wo alles Wichtige einläuft, sind einfache Lösungen", sagt der Fachanwalt.

Sollten Beschäftigte ihr Postfach ausdrücklich auch privat nutzen dürfen, stehe ein ständiger Zugriff durch andere Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen aus datenschutzrechtlicher Perspektive gar nicht zur Debatte.

Zur Person: Peter Meyer ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Mitglied des geschäftsführenden Ausschusses der Arbeitsgemeinschaft Arbeitsrecht im Deutschen Anwaltverein (DAV).

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Bundesdatenschutzgesetz