Ordnung im Ablagestapel: Diese Unterlagen muss man aufbewahren

In vielen Arbeitszimmern stapeln sich die Ordner mit Verträgen und Rechnungen. Manche trauen sich kaum, alte Unterlagen zu entsorgen. "Stattdessen fehlen aber manchmal wichtige Urkunden", erklärt Julia Gerhards von der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz.

• Bank: Verbraucher können mit Kontoauszügen nachweisen, dass sie Rechnungen bezahlt haben. Sie sollten diese unbedingt eine Weile aufheben. Eine einheitliche Frist dazu gibt es nicht. "Grobe Orientierung bietet die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren, die für einen großen Teil von Ansprüchen aus Alltagsgeschäften gilt", erklärt Sylvie Ernoult vom Bundesverband Deutscher Banken. Diese beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
• Frisch vermählte Paare sollten allerdings den Kontoauszug von dem Monat ihrer Eheschließung noch länger aufheben, rät Renate Daum von der Zeitschrift Finanztest. "Bei einer Scheidung muss in der Regel das Vermögen jedes Partners zum Zeitpunkt der Heirat festgestellt werden. Wer seinen Kontostand nachweisen kann, hat es leichter."
• Steuer: Einen Monat haben Steuerpflichtige Zeit, um gegen ihren Steuerbescheid Widerspruch einzulegen. Danach ist der Bescheid gültig. "Belege und Unterlagen können Verbraucher nach Bestandskraft des Bescheides theoretisch aussortieren. Hier gibt es aber eine wichtige Ausnahme: Spendenbescheinigungen müssen ein Jahr lang aufbewahrt werden", erklärt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler. Den Bescheid sollten Steuerzahler unbedingt langfristig aufbewahren. Das Finanzamt kann ihn unter Umständen noch zehn Jahre prüfen.
• Versicherung: Solange der Vertrag besteht, sollte man den Versicherungsschein sowie alle Schreiben des Versicherers aufbewahren. Den Schein benötigen Kunden oft um Leistungen zu beantragen - etwa bei der Lebensversicherung, erklärt Mathias Zunk vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft.
• Rechnungen: Kassenbons können als Nachweis für die gesetzliche Gewährleistung dienen. Zudem benötigen Verbraucher die Quittungen, wenn sie der Hausratversicherung einen Schaden melden wollen. Es lohnt sich, zumindest Bons teurer Anschaffungen aufzuheben. "Die Belege sind manchmal auf Thermopapier gedruckt, das nach einiger Zeit verblasst", erklärt Daum. Dann sollten Verbraucher sie kopieren.
• Wohnen: Mieter können den Vertrag der alten Wohnung getrost entsorgen. Gerhards ergänzt: "Auch Protokolle der Wohnungsübernahme und Nebenkostenrechnungen können weg, sobald der Vermieter alle Abrechnungen fertig und die Kaution zurückgezahlt hat."
• Beruf: Alte Arbeitsverträge können in der Regel weg - es sei den nur dort steht der Nachweis, dass man eine betriebliche Altersvorsorge abgeschlossen hat. "Der Ausbildungsvertrag kann aber im Zweifel sinnvoll sein, um später beim Rentenantrag die Höhe des Bruttolohns nachzuweisen", erklärt Daum. Sehr wichtig sind Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung. Die braucht ein Arbeitnehmer etwa, um sein Rentenkonto zu klären - also wie lange er in die Rentenversicherung eingezahlt hat. Davon hängt die Höhe der Rente ab.
• Urkunden: Ein Testament, ein Erbschein oder eine Vollmacht gehören zu den Dokumenten, die unbedingt im Original vorliegen müssen. Ein Testament in Kopie wäre nicht gültig. "Dann würde die gesetzliche Erbfolge greifen", warnt Daum.

Heiratsurkunden und Geburtsurkunden sollten auch im wichtigen Ordner landen. Vorsorglich auch die verstorbener Eltern, rät Gerhards. Die Unterlagen kann man aber beim Standesamt erneut besorgen.

Dennoch sollte man von wichtigen Dokumenten eine Kopie machen und sie an einem anderen Ort aufheben. Kommen die Originale weg, können Betroffene sie so zumindest leichter wiederbeschaffen. (tmn)