Wer kennt das nicht: In den Regalen zu Hause reihen sich Ordner mit Rechnungen, Verträgen und Zeugnissen. Bei der Vielzahl an Schreiben kann man schnell den Überblick verlieren – alle einfach in den Müll zu werfen, sei aber keine Lösung, rät die Verbraucherzentrale Bayern. Je sensibler die Daten sind, umso mehr Vorsicht ist eben geboten. „Es ist auf jeden Fall sinnvoll, Dokumente mit persönlichen Daten zu schreddern“, so die Experten. Wie lange man welche Dokumente aufbewahren sollte – da gibt es viele Ausnahmen. Wer sich unsicher ist, fragt am besten bei Experten nach. Hier eine Übersicht:
Finanzen Lars Hofer, Sprecher des Deutschen Bankenverbands, hält es „prinzipiell für sinnvoll“, als Privatperson Kontoauszüge oder Verträge zur Kapitalanlage aufzubewahren – Pflicht sei es allerdings nicht. Hofer rät, Kontoauszüge „zumindest vom vergangenen Jahr“ aufzubewahren. So haben Bankkunden im Zweifelsfall einen Nachweis, wenn vielleicht etwas falsch berechnet wurde. Er empfiehlt, grundlegende Vertragsunterlagen zur Kapitalanlage so lange zu sichern, wie der Vertrag laufe. Anders sehe es bei Unternehmern aus. Bei ihnen liege die Aufbewahrungsfrist bei sechs oder zehn Jahren.
Rente Der berufliche Werdegang entscheidet über die Höhe der Rente. Entsprechende Nachweise sind also unverzichtbar. Die Stiftung Warentest rät: „Unterlagen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise sollten Mitglieder der gesetzlichen Rentenversicherung so lange aufbewahren, bis ihr Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist. Gleiches gilt für Bescheinigungen über Kranken- oder Arbeitslosengeld.“ Nachweise über die Berufsausbildung wie beispielsweise ein Lehrvertrag oder eine Studienbescheinigung sollten ebenfalls längerfristig abgeheftet werden, empfiehlt die Vereinigte Lohnsteuerhilfe, kurz VLH.
Wohnen Nebenkostenabrechnungen und Mietverträge – schnell ist ein ganzer Ordner mit entsprechenden Unterlagen voll. Laut Stiftung Warentest muss man nicht alle Dokumente ewig aufheben. Die Verbraucherorganisation teilt mit: „Erhalten Mieter von ihrem Vermieter die jährliche Nebenkostenabrechnung, beginnt eine Frist von zwölf Monaten. In dieser Zeit können Mieter die Abrechnung prüfen lassen und dem Vermieter ihre Einwände mitteilen.“ Anders sieht es bei Mietverträgen aus: Diese sollte man, wie die Stiftung Warentest rät, aufbewahren, solange man in der Wohnung lebt und bis man nach dem Auszug die Kaution erhalten habe.
Versicherung Hasso Suliak, Sprecher des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft, rät Verbrauchern: „Versicherungsunterlagen sollte man grundsätzlich für die Dauer des Versicherungsvertrages, also des Zeitraumes, in dem der Versicherungsschutz besteht, aufbewahren. Am wichtigsten sind hier der Versicherungsschein (Police) und der Antrag.“ Ist dieser aber verloren gegangen oder unauffindbar, sollte sich der Kunde bei der Versicherung melden, fügt er hinzu. Ein Ersatzversicherungsschein werde auf Kosten des Kunden ausgestellt. Suliak warnt davor, die Dokumente zu schnell zu entsorgen: „Die Regel-Verjährungsfrist liegt bei drei Jahren. Es ist nicht ausgeschlossen, dass begründete Ansprüche auch nach Ende des Vertrages geltend gemacht werden können.“ Dazu zählt der Fachmann beispielsweise die Auszahlungen von Renten- und Lebensversicherungen. Diese könnten steuer- und erbrechtlich wichtig sein. Entsprechende Belege sollte man aufbewahren, auch wenn der Vertrag bereits abgelaufen sei, rät Suliak. Mit Kopien von wichtigen persönlichen Papieren sowie Kaufbelegen und Fotos der eigenen Wohnung könnte man im Ernstfall bei einer Hausratversicherung nachweisen, welche Gegenstände gestohlen oder durch einen Brand zerstört worden seien.
Persönliche Dokumente Personalausweis, Reisepass, Führerschein, Geburtsurkunde, Familienstammbuch, Sterbeurkunden von Angehörigen – all diese amtlichen Dokumente sollte man ein Leben lang aufbewahren, empfiehlt Stiftung Warentest. Gleiches gelte für die Heirats- und Scheidungsurkunde, auch wenn die Ehe bereits Jahrzehnte zurückliege.
Einkommenssteuererklärung Grundsätzlich müssten Privatpersonen Dokumente, mit denen sie bei der Einkommenssteuererklärung ihre besonderen Ausgaben belegt haben, nicht aufbewahren, teilt die Vereinigte Lohnsteuerhilfe mit. Aber es gebe Ausnahmen: Beispielsweise Kauf- und Notarverträge oder auch Darlehensverträge, die jedes Jahr Aufwendungen in der Steuererklärung verursachten, sollten nach Angaben der Lohnsteuerhilfe aufbewahrt werden, solange ein Verbraucher die Kosten geltend mache. Hat man die Steuererklärung abgegeben, sollte man nicht gleich alle Belege – außer die genannten Ausnahmen – wegwerfen, empfiehlt die Vereinigte Lohnsteuerhilfe. Die Unterlagen sollten den Angaben zufolge mindestens so lange gesammelt werden, bis der Steuerbescheid vorliege und zwei weitere Jahre – für den Fall, dass das Finanzamt aus irgendeinem Grund den Steuerbescheid ändere. Wer auf Nummer sicher gehen wolle, halte die Festsetzungsfrist von vier Jahren ein, rät die Lohnsteuerhilfe.
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