Der Wecker klingelt, und wieder einmal war die Nacht zu kurz. Auf dem Weg in die Arbeit noch schnell einen Kaffee. Am Arbeitsplatz stapeln sich dann die Papiere, das E-Mail-Fach quillt über. Bis Feierabend steht ein Rückzugsgefecht gegen die Dokumentenflut an. Das Abendprogramm besteht aus Tiefkühlpizza und der 20.15- Uhr-Serie im Fernsehen. Dann ins Bett. Und ohne jegliche Entspannung am Tag setzt schon ein unruhiger Schlaf ein.
Diesen Tagesablauf kennen viele Menschen – doch es geht auch anders. Das Geheimnis ist die richtige Planung. Darin ist Christine Walker ein Profi – sie bringt Managern bei, wie sie ihre Zeit sinnvoll nutzen. Bei der Veranstaltung AZ-Wissen der Augsburger Allgemeinen in Gersthofen zeigte sie 700 Zuhörern, dass ihre Techniken auch im Alltag helfen Wer die Strategien konsequent befolgt, könne pro Woche einen zusätzlichen Tag an Zeit gewinnen.
Das sind die größten Zeitfresser im Alltag
Walker benennt drei große Zeitfresser. Der erste sind E-Mails und Meetings. Durchschnittlich drei Stunden am Tag verbringen Menschen damit – also 15 Stunden in der Woche. Das Geheimnis, um Zeit zu sparen, liegt in der Organisation. Um Mails zu sortieren, empfiehlt Walker vier Ordner mit den Kategorien: „do“, „delegate“, „delete“ und „done“. Also einen für Dinge, die man persönlich erledigen muss, einen zum Delegieren, einen Mülleimer und einen für erledigte Aufgaben. Das System lässt sich auf die Post zu Hause übertragen. Meetings sollten einen klaren Ablauf haben, so knapp wie möglich sein und nur das beinhalten, was alle im Team angeht.
Eine weitere Gruppe von Zeitfressern sind Smartphones und das Internet. Oft ertappen sich Nutzer selbst dabei, dass sie ohne ein bestimmtes Ziel auf Bildschirme starren. Und das nicht zu knapp – auch dabei vergehen täglich rund drei Stunden. Um diese Zeiten zu reduzieren, verrät Walker einen Trick: „Die Welt geht auch nicht unter, wenn wir unser Handy in der Freizeit nicht dabeihaben.“ Also das Smartphone einfach mal weglegen.
Die Zeitfresser Nummer drei hören auf die Namen „Helfersyndrom“ und „Perfektionismus“. Auch hier kommt es auf die richtige Einstellung an. Dabei ist eine Fähigkeit unverzichtbar, nämlich „Nein“ sagen zu können. Das sei zwar nicht immer nett, doch absolut notwendig für das Zeitmanagement, rät die Expertin. „Es ist auch wichtig, sich für einen Tag nicht zu viel vorzunehmen.“ Walker beschränke sich am Tag auf drei Dinge, nämlich Familie, Beruf und Hobbys. Das sind für sie die wichtigen Punkte – alles andere steht hintenan.
Das steckt hinter dem Mini-Max-Prinzip
Minimaler Aufwand und maximaler Erfolg – das steckt hinter dem Mini-Max-Prinzip. Walker zieht einen Vergleich zum Boxenstopp in der Formel 1. Der kann nur funktionieren, wenn das Team zusammenspielt und jeder Einzelne genau weiß, was er zu tun hat. „Eine gute Absprache ist der Schlüssel zum Erfolg“, sagt die Expertin. Gleichzeitig sollte jeder im Team versuchen, seine Arbeit auf die effizienteste Weise zu erledigen: „Manchmal ist auch Faulheit der Schlüssel zur Effizienz.“ Denn wer einfache Methoden für seine Arbeit findet, der hat mehr Zeit für andere Dinge.
Gerade am Computer kann man sich das Leben viel leichter machen. Ein Mittel dafür sind Shortcuts – also Tastenkürzel, mit denen sich schnell Befehle geben lassen. Walker zufolge reicht es, etwa zehn Stück davon zu kennen. Ein Beispiel: Die Tasten STRG und P drucken ein Dokument aus. Das spart zwar nur ein paar wenige Sekunden, aber bei regelmäßiger Anwendung gewinnt man dadurch viel Zeit.
Das Smartphone raubt oft viel Zeit. Doch wer es richtig einsetzt, kann manche Aufgaben effizienter erledigen. Die App „1Password“ etwa sichert sensible Passwörter und hält sie für den Nutzer abrufbereit. So spart man sich unzählige Fehlversuche bei der Eingabe. Any.do hingegen ist ein vielseitiger Aufgabenplaner, der auch mit mehreren Leuten zusammen genutzt werden kann. Für Terminabsprachen ist die Anwendung Doodle empfehlenswert. Damit lassen sich unkompliziert Treffen verabreden.