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  3. Kontoauszüge, Kassenbons, Quittungen: Das sind die Aufbewahrungsfristen

Fristen
09.02.2024

Wie lange man Dokumente aufbewahren muss

Ordnung in seine Unterlagen zu bringen, zahlt sich langfristig aus. Manche Dokumente sollte man lange aufbewahren, anderes kann schnell weg.
Foto: Christin Klose, dpa

Digitalisierung hin oder her – viele Belege erhalten wir immer noch in Papierform. Manche muss man gar nicht aufheben, andere über mehrere Jahre. Welche Regelungen man beachten sollte.

Ob Rechnungen, Kontoauszüge, Dokumente oder Fahrtkostenbelege: Viele Menschen sammeln sämtliche Unterlagen in einem Schuhkarton oder einer Schublade und kramen die Papierbelege hervor, wenn sie benötigt werden, etwa um die Steuererklärung anzufertigen. Wie lange aber hat es Sinn, die Nachweise aufzubewahren? 

Die Kassenbons vom letzten Wocheneinkauf im Supermarkt können recht rasch aussortiert werden. Kassenbelege, Quittungen und Kaufverträge, die vom Kauf größerer Anschaffungen herrühren, sollte man dagegen möglichst zwei Jahre lang aufbewahren. Denn der gesetzliche Gewährleistungsanspruch bei beweglichen Gegenständen beträgt hierzulande zwei Jahre – und Kassenbons sind ein Nachweis für den Kauf. „Dies könnte wichtig werden, wenn innerhalb der zweijährigen Gewährleistungspflicht Reparaturansprüche geltend gemacht werden müssen“, erklärt Annabel Oelmann von der Verbraucherzentrale. 

Kontoauszüge drei Jahre lang aufbewahren

Gewähren Händler freiwillig eine längere Garantiezeit, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist dementsprechend. „Für teure Anschaffungen wie Möbel, Smartphone oder Laptop kann es zudem sinnvoll sein, den Beleg auch über den Gewährleistungszeitraum hinaus aufzubewahren, um bei Beschädigung oder Verlust den Wert bei der Versicherung nachweisen zu können“, erklärt Sabine Brandl, Juristin bei der Ergo Rechtsschutz.

Kontoauszüge auf Papier sollte man drei Jahre lang aufheben.
Foto: Karl-Josef Hildenbrand, dpa


Kontoauszüge sollte man laut Auskunft von Tanja Beller vom Bundesverband deutscher Banken mindestens drei Jahre aufbewahren – denn so lange läuft die Verjährungsfrist bei den meisten Alltagsgeschäften. „So können Privatleute im Zweifelsfall beweisen, dass ein bestimmter Betrag abgebucht wurde und die Forderung somit erledigt ist“, so die Expertin. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt es hier aber nicht. Auch für Kontounterlagen gibt es keine einheitlichen Fristen. Trotzdem ergebe es bei einem auf unbestimmte Zeit abgeschlossenen Kontovertrag Sinn, diesen dauerhaft aufzubewahren, so Beller. Denn so weiß man im Fall von späteren Forderungen oder Streitigkeiten, was bei Vertragsschluss vereinbart wurde.

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Rechnungen für Reparaturen zwei Jahre lang aufheben

Für Rechnungen und Belege für Reparaturen und Wartungsarbeiten in Haus oder Wohnung gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Handwerker die Rechnung gestellt hat. Sowohl Eigentümer als auch Mieter müssen laut Umsatzsteuergesetz für diesen Zeitraum mithilfe der Rechnung belegen können, dass keine Schwarzarbeit vorlag – sonst droht ein Bußgeld von bis zu 1000 Euro.

„Auch für mögliche Gewährleistungsansprüche ist es sinnvoll, die Rechnung aufzubewahren“, rät Juristin Brandl. „Bei Um- oder Neubauten sowie größeren Arbeiten wie einer Dachsanierung gilt hier sogar eine Frist von fünf Jahren. Sie beginnt mit der offiziellen Abnahme des Kunden.“ Abweichende Verjährungsfristen können bei Vereinbarungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B) bestehen.

Steuererklärung: Unterlagen bis zum rechtskräftigen Bescheid aufbewahren

Wer eine Steuererklärung abgibt, sollte alle Belege über Ausgaben sammeln, die unter Umständen geltend gemacht werden können. Ansonsten gilt: Alle Unterlagen und Belege rund um die Steuererklärung am besten so lange aufbewahren, bis der Bescheid rechtskräftig ist – vor allem, wenn der Steuerbescheid mit „vorläufig“ oder „unter Vorbehalt der Nachprüfung“ bezeichnet ist. Wer mehr als 500.000 Euro im Jahr verdient, ist immer zur sechsjährigen Aufbewahrung seiner Steuerunterlagen verpflichtet.

Selbstständige müssen Unterlagen wie Kassen- oder Auftragsbücher sogar bis zu zehn Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginne mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument empfangen, erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde, so Thomas Schroeder, Steuerberater aus Hannover. „Wenn bei einer Betriebsprüfung Unterlagen fehlten, kann die Steuer geschätzt werden – und dann auch teurer ausfallen“, warnt Schroeder. 

Im Onlinehandel gibt es meist nur noch eine digitale Rechnung und auch in vielen Supermärkten und Drogerien besteht die Möglichkeit, einen digitalen Kassenbon per E-Mail oder über eine App zu erhalten. Das spart Papier und ist gut für die Umwelt – aufbewahren sollte man die Belege aber trotzdem. Hier bietet es sich an, einen Beleg-Ordner auf dem Computer anzulegen und diesen in einer Cloud abzuspeichern, damit die Belege im Fall eines technischen Defekts noch verfügbar sind.

Aber auch wenn die Digitalisierung aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken ist: Manches wird immer noch in Papierform benötigt. „Verträge und Urkunden wie Lebensversicherung, Geburts- oder Heiratsurkunde müssen als Original in Papierform vorhanden sein“, so Ergo-Juristin Brandl. „Auch ein Testament oder andere wichtige Dokumente, wie eine Patientenverfügung, gehören im Original in einen Ordner.“ 

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