Stress: Raus aus der Zeitfalle

Wer kennt das nicht: Auf dem Schreibtisch türmt sich die Arbeit, ein Termin jagt den anderen. Und am Ende hat man das Gefühl, wieder nichts geschafft zu haben. Kaum jemand in der Republik kann so pointiert über Zeitfresser wie Mails oder Meetings reden wie Cordula Nussbaum. Die 45-jährige Münchnerin ist Buchautorin und Expertin für Zeitmanagement.

Servus Frau Nussbaum, heute schon getrödelt?

Nussbaum (lacht): Nein. Heute ist einer der Tage, an denen ich im Büro klar Schiff mache und die Sachen zack, zack, zack raushaue. Aber heute Abend freue ich mich darauf, ein wenig vor mich hinzutrödeln.

Darf man eigentlich im Zeitalter des Zeitsparens trödeln?

Nussbaum: Unbedingt. Das hat einen pragmatischen Hintergrund: Unser Körper ist nicht dazu gemacht, permanent auf hohem Leistungslevel zu laufen. Das Trödeln hat einen Erholfaktor im Alltag, um den Akku wieder zu laden. Wenn das dann der Fall ist, sind wir viel leistungsfähiger und motivierter. Und der zweite positive Aspekt: In dem Moment, in dem wir aus dem Bam-Bam-Bam rauskommen, können wir kreativer werden und richtig gute Lösungen erarbeiten. Das ist entscheidend: nicht die Dinge abhaken, sondern die wichtigen davon auch gut erledigen.

Also müssen wir uns zum Reflektieren Pausen nehmen?

Nussbaum: Genau. Sie kennen doch auch den Spruch: Es ist sinnvoller, einen Tag über Geld nachzudenken, als ein Jahr zu arbeiten. Das Gleiche gilt für Zeitmanagement. Wenn wir uns mal ausklinken und zehn Minuten nachdenken, können wir die Weichen von Grund auf anders stellen. Das ist besser, als die Dinge hamsterradmäßig abzuarbeiten.

Chefs verwechseln gelegentlich die Begriffe effizient und effektiv ...

Nussbaum: Definitiv. Nicht alles, was sich rechnet und Kosten spart macht auch Sinn. Da fallen manchmal strategische Entscheidungen, die nicht nachzuvollziehen sind. Ich vergleiche das gerne mit einem Schiff, das mit enormer Geschwindigkeit über den Ozean fährt. Wenn es dann aber im falschen Hafen ankommt, hat die ganze Effizienz nichts gebracht – im Gegenteil.

Hohe Erschöpfungsquote bei Berufstätigen

Ist Zeitsparen sinnvoll, oder verdichte ich mein Leben damit nicht noch stärker und marschiere so schnurstracks auf das Burnout zu?

Nussbaum: Immer mehr Menschen versuchen, möglichst viel aus ihrer Zeit herauszuholen. Genau an diesen Punkt werden viele von uns hingepeitscht: schneller zu arbeiten, weiter zu kommen. Daher rühren die hohen Erschöpfungsraten bei den Berufstätigen. Das Fatale daran ist, dass dieses Tempo vor der privaten Haustür nicht gestoppt wird. Das heißt: Wir versuchen, auch in unser Privatleben so viel wie möglich reinzustopfen – zig Hobbys als Ausgleich zum Stress im Job. Diese Hetze ist definitiv nicht gesund.

Wie lauten die drei goldenen Regeln in Sachen Zeitfallen?

Nussbaum: Dazu muss man erst einmal herausfinden, was für ein Typ man ist. Ich unterteile grob in kreativ-chaotische Menschen und in systematisch-analytische. Jeder Typ tappt in andere Zeitfallen. Ein Analytiker legt Wert auf Zahlen, Daten, Fakten. Solche Leute konzentrieren sich bei ihren Aufgaben oft zu sehr auf Details und brauchen für eine Arbeit statt einer Stunde einen ganzen Tag. Der Kreative wiederum sprudelt über vor Ideen. Er liebt alles, was neu ist und erfindet das Rad immer wieder neu, obwohl das völlig unnötig ist.

Sie empfehlen gerne, wir sollen mehr von dem schaffen, was wichtig ist. Wie erkenne ich aber, was wirklich vordergründig ist und was überflüssig?

Nussbaum: Dazu gibt es Übungen, bei denen man für sich herausfinden kann, was einem wichtig ist. Für die einen sind es eher Macht, Reichtum, Freiheit, für den anderen Familie, Nachhaltigkeit, Gerechtigkeit. Erst, wenn ich diese Grundströmung kenne, kann ich das auf meine Aufgaben umlegen. Das Thema spielt auch in Unternehmen eine große Rolle. Wenn Führungskräfte nicht wissen, wohin die Reise gehen soll, fehlt auch den Mitarbeitern an ihren Schreibtischen der Kompass. Die Folgen kann man sich ausrechnen.

Wie ist es denn mit Facebook? Sollte ich mir die Zeit besser sparen, oder ist das ein belebender Zeitvertreib?

Nussbaum: Eine schwierige Frage. Da gibt es geteilte Meinungen. Das ist wie mit dem Fernsehschauen. Soll man es verteufeln, oder ist es cool? Ich glaube, es lässt sich nicht pauschal beurteilen. Jeder sollte sich die Frage stellen: Wie viel Zeit ist mir die Beschäftigung mit sozialen Medien wert? Und daran sollte man sich dann auch halten. Die Gefahr daran ist, dass Facebook und Co. süchtig machen können. Viele verfallen dem sozialen Netzwerk, ohne es zu bemerken.

Wie soll ich mit Mails umgehen – privat und am Arbeitsplatz?

Nussbaum: Am Arbeitsplatz sollten Regeln festgelegt werden, damit man sich nicht von jeder Mail stören lässt. Im privaten Bereich gilt es immer noch als modern, jederzeit erreichbar zu sein. Wir wissen aber, dass das echt anstrengend ist.

Neinsagen hilft Zeit zu sparen

Unter Führungskräften und Beratern boomt die Idee des Meeting-Wesens. Wann ist eine Besprechung nützlich?

Nussbaum: Es gibt eine Studie, die besagt, dass 40 Prozent der in Meetings verbrachten Zeit sinnlos verbraten werden. Es empfiehlt sich, gerade Informationsbesprechungen im Stehen abzuhalten. Da kommen Teilnehmer schneller auf den Punkt. Und noch etwas ist wichtig: kein Meeting ohne Tagesordnung. Da geht gigantisch viel Zeit verloren.

Sie behaupten, Neinsagen sei eine todsichere Methode, um Zeit zu sparen. Besteht unsere Welt aus zu viel Warmduschern und Ja-Sagern?

Nussbaum (lacht): Nein. Unsere Gesellschaft teilt sich in zwei Lager: Die einen rennen sogar mit einem Nein-Balken vorm Hirn durchs Leben. Von denen spreche ich aber nicht. Aber ein wohldosiertes Nein kann Zeit sparen für Aktivitäten, die einem wichtig sind. Viele Angestellte trauen sich leider im Job nicht Nein zu sagen, weil sie glauben, ihre Vorgesetzten hielten sie dann für nicht mehr leistungsfähig.

Ihr Tipp?

Nussbaum: Falls einem die Arbeit aber über dem Kopf wächst und der Vorgesetzte mit dem nächsten Wunsch ankommt, kann man den Ball ruhig zurückspielen. Nach dem Motto: Lieber Chef, ich kann das gerne noch übernehmen. Aber ich bearbeite schon drei andere Projekte. Welches kann ich hinten anstellen? Dann soll der Chef entscheiden.

Ein guter Spruch, den Sie predigen, lautet: „Everybody’s Darling is everybody’s Depp“. Wie sage ich am besten nein, ohne andere zu kränken?

Nussbaum: Wirkungsvoll ist zu sagen: Ja, ich helfe dir gerne, aber momentan geht es leider nicht! Auch akzeptiert sind Grundsatzentscheidungen. Einer fragt: Kannst du mir 20 Euro leihen? Antwortet man nur „Nein“, kann das der andere persönlich nehmen. Wer aber sagt, ich verleihe grundsätzlich kein Geld, der signalisiert: Ich mache das bei allen anderen auch so. Das kommt besser an.