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17.06.2017

Ein papierarmer Dienstleister

Das Jobcenter stellt am Montag seinen Briefverkehr auf digitale Technik um. Was Kunden deshalb beachten müssen

Mit Einführung der sogenannten elektronischen Akte werden im Jobcenter Neuburg-Schrobenhausen ab kommenden Montag, 19. Juni, die klassische Aktenhaltung und alle Dokumente im Papierformat nach und nach digital abgelöst. Wie es in einer Pressemitteilung heißt, wird das Jobcenter dadurch zu einem papierarmen Dienstleister. Kunden können aber weiterhin wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren. Vorteil für alle: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte.

Elektronische Aktenführung („eAkte“) heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der „richtigen“ Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb den Bearbeitungseingang. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die einzelnen Dokumente haben immer nur Jobcenter-Beschäftigte, die diesen auch für die Aufgabenerledigung benötigen. Die Jobcenter-Kunden profitieren durch die Umstellung, weil die Akten sofort auf den Bildschirmen verfügbar sind und Auskünfte dadurch schneller erteilt werden können. Auch die Bearbeitungszeiten sinken, da es weniger Schnittstellen und Transportwege gibt. Die elektronische Akte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote.

Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Es sei denn, Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten. Am besten also nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden.

Die durchschnittliche Akte eines Jobcenterkunden umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern fast fünf Milliarden Blatt Papier (Stand August 2016) in Jobcentern und täglich würden ohne die Einführung der eAkte rund 1,8 Millionen Blatt hinzukommen. Die elektronische Akte hilft, diese Flut einzudämmen und mittelfristig Lagerkapazitäten in den Jobcentern zu sparen.

Die elektronische Akte wird von der Bundesagentur für Arbeit (BA) schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen eingesetzt. Bis Jahresende 2015 wurde dieses Verfahren im Hinblick auf seine Praxistauglichkeit für den Bereich der Grundsicherung (SGB II / „Hartz IV“) erfolgreich erprobt. Die elektronische Akte wird bis Mitte 2018 nach und nach in allen 303 Jobcentern eingeführt, die von der BA gemeinsam mit den Kommunen betrieben werden. (nr)

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