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Bürokratie

27.03.2020

Kampf gegen Papierstapel und Aktenberge

Auch die VG Pfaffenhofen setzt jetzt auf ein elektronisches Ratsinformationssystem – Roggenburg und Nersingen sind hier schon weiter

Eigentlich wollte die Verwaltungsgemeinschaft (VG) Pfaffenhofen in diesen Wochen das schon vor geraumer Zeit erworbene elektronische Ratsinformationssystem testen. Ziel dabei: Beim Umgang mit dem Programm startklar zu sein bis Anfang Mai, wenn der große personelle Umbruch in den kommunalen Gremien der Region ansteht. Auch in den Rathäusern von Pfaffenhofen und Holzheim, die bekanntlich die VG bilden. „Aber das ist im Moment undenkbar“, sagt Hauptamtsleiter Konrad Müller, federführend bei der Einführung des Systems für beide Gemeinden. Andere Dinge hätten Vorrang. Die Corona-Krise hat auch die Verwaltungen erreicht. Gleichwohl will Müller die Hoffnung auf einen pünktlichen Start nicht aufgeben.

Schließlich sei das Programm bereits installiert. Müller zufolge muss die Nutzung mit den künftigen Mandatsträgern noch abgestimmt, Datenschutzerklärungen müssten eingeholt und E-Mail-Adressen definiert werden. „Niemand kann ja zur Nutzung des Systems gezwungen werden“, weiß der erfahrene Verwaltungsbeamte.

Notwendig sei überdies die Anpassung der Geschäftsordnung und natürlich müssten auch die Betriebsabläufe auf das neue Verfahren abgestimmt werden, Zeitvorgaben für die einzelnen Dienstbereiche inklusive. Klar umrissen ist nach Konrad Müllers Worten bislang nur die Absicht, den Ratsmitgliedern künftig alle benötigten Informationen und Dokumente auf elektronischem Wege bereitzustellen und zu übermitteln. Papierlos also.

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Mithin keine heiß laufenden Kopiergeräte mehr im Vorfeld von Sitzungen, keine Paket-Stapel mehr zum Postversand mit Bebauungsplänen, Gutachten oder Satzungen. „Damit sparen wir viel Zeit und Kosten“, ist Müller denn auch überzeugt.

Was sein Nersinger Kollege Fabian Sniatecki vorbehaltlos bestätigt. „Das System läuft recht gut“, berichtet der dortige Hauptamtschef. Genutzt werde es allerdings erst seit November vergangenen Jahres. „Wir sparen schon jetzt viel Papier“, sagt der Verwaltungsmann, wozu auch die Tatsache beitrage, dass nur drei Ratsmitglieder die elektronische Lösung abgelehnt hätten. Die anderen verwenden Sniatecki zufolge bei ihrer Arbeit entweder eigene Geräte, übrigens ohne jede finanzielle Entschädigung, oder haben von der Gemeinde jeweils ein Tablet erhalten.

Als hilfreich für die digitale Kommunikation bei Sitzungen bezeichnet er überdies das im Rathaus installierte WLAN-Netz. „Nicht ganz billig“ sei das gewesen, „aber ich denke, dass es sich in ein paar Jahren amortisieren wird“.

Auch in Roggenburg setzt man offenbar künftig verstärkt auf die Elektronik. Dort sind Bürgermeister Mathias Stölzle zufolge acht der 14 Ratsmitglieder neu gewählt worden. „Darunter viele junge, die deutlich stärker digital unterwegs sein dürften.“ Bislang nämlich hätten zwei Drittel des Gremiums noch die Papierform favorisiert, berichtet der Rathauschef. Lediglich umfangreichere Gutachten und andere „ganz dicke Schinken“ seien ausschließlich digital bereitgestellt worden.

Dennoch profitiere die Kommune von erheblichen Einsparungen, sagte Stölzle. Er freut sich darüber und lobt das in Roggenburg schon seit dem Jahr 2015 genutzte System: „Es ist kompakt, übersichtlich und komfortabel zu handhaben. Ich bin begeistert.“

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